POLÍTICA DE PRIVACIDAD
La AGENCIA ASESORA PRODUCTORA DE SEGUROS EMPRENDEDORES Y ASOCIADOS E & A BROKERS CIA. LTDA. (“E&A BROKERS”), da importancia a su derecho de protección de datos personales. Por este motivo, en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (“LOPDP”), E&A Brokers informa a través de esta Política de Privacidad (“Política”), la forma como se realizará el tratamiento de estos.
- DEFINICIONES
A efectos de la presente Política, deben tomarse en cuenta las siguientes definiciones, mismas que también se encuentran establecidas en la LOPDP:
- Dato Personal: Dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.
- Dato Sensible: Datos relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos y aquellos cuyo Tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales.
- Delegado de Protección de Datos (“DPO”): Persona natural encargada de informar al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento del Tratamiento sobre sus obligaciones legales en materia de protección de datos, así como de velar o supervisar el cumplimiento normativo al respecto, y de cooperar con la Autoridad de Protección de Datos Personales, sirviendo como punto de contacto entre esta y la entidad Responsable del Tratamiento de datos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en conjunto con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, como aliado o proveedor.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo, que solo o conjuntamente con otros decide sobre la finalidad y el Tratamiento de los Datos Personales.
- Titular: Persona natural cuyos datos son objeto del Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre Datos Personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de Datos Personales.
- DATOS DE CONTACTO DE E&A BROKERS
E&A Brokers podrá actuar en calidad de Responsable o Encargado dependiendo del tratamiento de datos personales que se lleve a cabo. A continuación, dejamos a su disposición los datos de contacto de la compañía:
- Dirección: 12 de abril 2-47 y Paucarbamba, Cuenca-Ecuador.
- Correo electrónico: info@eia-brokers.com
- Número de teléfono: +593 (07) 410 30 30.
Adicionalmente, E&A Brokers podrá designar por obligación legal, o buena práctica a un Delegado de Protección de Datos Personales (“DPO”). En tal caso, comunicará los datos de contacto a través de los canales correspondientes de manera oportuna.
- FINALIDAD DE LA POLÍTICA
La Política tiene por finalidad informar a los titulares cómo E&A Brokers llevará a cabo el tratamiento de sus de datos personales. De igual manera, esta Política observa las disposiciones consagradas en la normativa pertinente de protección de datos personales.
Por ello, E&A Brokers garantiza el cumplimiento de los principios, derechos y obligaciones de la LOPDP, su Reglamento de aplicación, y las resoluciones y lineamientos que emita la Autoridad de Protección Datos Personales.
- ÁMBITO DE APLICACIÓN
Esta Política aplica para los tratamientos de datos personales que se realicen de: potenciales clientes, clientes, proveedores, visitantes, trabajadores y personas relacionadas con E&A Brokers.
- PRINCIPIOS QUE RIGEN A LA POLÍTICA
Esta Política se rige por los siguientes principios consagrados en el artículo 10 de la LOPDP:
- Lealtad: Los Datos Personales se recopilarán de forma leal y lícita para llevar a cabo una o varias finalidades que se informarán al titular de los datos. Los tratamientos de Datos personales se realizarán en virtud de cualquiera de las bases legitimadoras consagradas en la LOPDP.
Dentro de lo posible, E&A Brokers no realizará el tratamiento de datos de carácter sensible; sin embargo, en caso de requerir realizar dicho tratamiento, únicamente lo realizará en función de una base de legitimación consagrada en la LOPDP.
El Titular deberá proporcionar datos personales de forma precisa y correcta. E&A Brokers podrá realizar actualizaciones o solicitar la actualización de estos datos.
E&A Brokers no adquirirá datos personales ni bases de datos que carezcan de los mecanismos de legitimación correspondientes. Asimismo, no transferirá los datos a terceros destinatarios sin la autorización o base legitimadora correspondiente.
- Transparencia: El Tratamiento de Datos Personales será transparente para el Titular de dichos datos. E&A Brokers brindará información clara y sencilla a los Titulares de los Datos Personales, abordando todos los aspectos relevantes relacionados con el tratamiento de dichos datos.
Se informará al Titular de los Datos Personales respecto del tipo de información, el período de conservación, la base legitimadora en la que se fundamenta el tratamiento, y los demás requisitos establecidos en la LOPDP.
E&A Brokers garantiza que los Titulares de Datos Personales puedan ejercer sus derechos, facilitando diversos canales a través de los cuales el Titular puede presentar las solicitudes.
- Finalidad: E&A Brokers informará al Titular la o las finalidades específicas para las cuales sus Datos Personales serán tratados. La compañía no realizará tratamientos distintos a las finalidades informadas, salvo esta nueva finalidad sea compatible con los fines de su recogida inicial.
- Minimización y proporcionalidad: E&A Brokers tratará los Datos Personales necesarios para las finalidades informadas a los Titulares. No se recopilarán Datos Personales en exceso, o que no sean necesarios para una finalidad previamente establecida. En caso de tener datos excesivos, E&A Brokers los eliminará de sus bases de datos.
- Confidencialidad: E&A Brokers realizará los mejores esfuerzos para garantizar la confidencialidad de los Datos Personales. E&A Brokers adaptará la tecnología y procesos, técnica y económicamente viables, para garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los Datos Personales, limitando dentro de lo posible que terceros que no tengan derecho accedan a los Datos Personales.
E&A Brokers no transferirá los Datos Personales sin la autorización o la base legitimadora correspondiente.
- Seguridad: E&A Brokers adoptará las medidas de seguridad técnicas, físicas, jurídicas y organizadas que considere adecuadas para garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los Datos Personales, tomando en consideración el tipo de Datos Personales a ser tratados, el estado de la técnica y los costos de aplicación.
- Conservación: E&A Brokers conservará los Datos Personales por el tiempo necesario de acuerdo con las finalidades para los cuales fueron proporcionadas por el Titular, y hasta por los plazos de prescripción previstos en las normativas aplicables para el ejercicio de una acción o defensa.
Una vez cumplido el período de conservación, E&A Brokers eliminará los datos de sus sistemas. Sin embargo, E&A Brokers podrá anonimizar los datos, y el dato anonimizado podrá ser libremente utilizado por E&A Brokers.
- Responsabilidad proactiva y demostrada: E&A Brokers obtendrá los medios de verificación necesarios y correspondientes para demostrar el cumplimiento de la LOPDP. En caso de que sea necesario o a criterio de E&A Brokers, se obtendrán las certificaciones correspondientes.
- DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares podrán gozar de los derechos consagrados en la LOPDP, con sujeción a las limitaciones establecidas en la legislación aplicable:
- Información: Derecho a ser informado conforme los principios de lealtad y transparencia sobre los aspectos que establece el artículo 12 de la LOPDP.
- Acceso: Obtener confirmación de si se están tratando o no sus Datos Personales.
Recibir una copia de todos sus Datos Personales que estén siendo procesados por la E&A Brokers salvo las excepciones definidas por la legislación pertinente (por ejemplo, información comercial confidencial, o información que vulneraría demasiado los derechos de privacidad de un tercero).
Solicitar información sobre el intercambio de sus Datos Personales con otras organizaciones.
- Actualización o rectificación: Obtener la rectificación o actualización de sus Datos Personales inexactos o incompletos.
- Eliminación: Derecho a que se suprima sus Datos Personales en los casos que determinar el artículo 15 de la LOPDP.
- Oposición: Derecho a oponerse al Tratamiento de sus Datos Personales en circunstancias particulares determinadas en el artículo 16 de la LOPDP.
- Portabilidad: El Titular tiene el derecho a recibir sus Datos Personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, inter-operable y de lectura mecánica, preservando sus características; o a transmitirlos a otros Responsables del Tratamientos.
- Suspensión: Derecho a obtener la suspensión del Tratamiento de los Datos Personales, cuando se cumpla uno de los supuestos previstos en el artículo 19 de la LOPDP.
- No ser objeto de decisiones basadas en valoraciones automatizadas: Derecho a oponerse, pedir explicaciones y solicitar la revisión humana de las decisiones basadas exclusivamente en un Tratamiento automatizado de Datos Personales que afecten a sus intereses.
- EJERCICIO DE DERECHOS
E&A Brokers atenderá las solicitudes de ejercicio de derechos de los Titulares de los Datos Personales.
El Titular de los Datos Personales podrá solicitar el ejercicio de sus derechos de información, acceso, rectificación o actualización, eliminación, suspensión, oposición, portabilidad y a no ser objeto de decisiones automatizadas.
Para ejercer los mencionados derechos, el Titular podrá enviar una solicitud a los datos de contacto señalados al inicio de esta Política. En este sentido, E&A Brokers proporcionará los formularios correspondientes para el ejercicio de derechos por parte de los Titulares.
E&A Brokers tendrá el plazo establecido en la LOPDP para dar una respuesta a la solicitud del Titular. E&A Brokers podrá solicitar información adicional del Titular.
Sin embargo, en el evento de que el Titular no cuente con una respuesta dentro del tiempo previsto en la normativa aplicable, este podrá presentar un reclamo ante la Autoridad de Protección de Datos Personales.
- FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los Datos Personales que maneja E&A Brokers serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política.
Las principales finalidades de Tratamiento de Datos Personales que realiza E&A Brokers para el cumplimiento de su objeto social son los siguientes:
- Ofrecer de manera individual o conjunta los servicios de intermediación de seguros a través de cualquier medio, ya sea digital o físico;
- Gestión en etapas precontractuales, contractuales y post contractuales, para el desarrollo y ejecución de los servicios de intermediación de seguros contratados;
- Validar la información o confirmación de transacciones realizadas por el Titular en las cuales pueda intervenir Datos Personales;
- Realizar y determinar perfiles de riesgo;
- Contacto con los titulares para atender sus consultas, reclamos y solicitudes;
- Transferir o comunicar los datos personales de los titulares a aseguradoras, sociedades, aliados estratégicos y demás terceros que sean necesarios para el cumplimiento de los productos o servicios de su interés;
- Enviar encuestas de satisfacción relacionadas con el servicio contratado;
- Cumplimiento de obligaciones que le corresponden a E&A Brokers por mandato de ley;
- Captación de potenciales clientes, perfilamiento, seguimiento y marketing;
- Análisis de información de clientes para el desarrollo o mejoras de productos;
- Realizar gestiones relacionadas con pagos, cobros, facturación, garantías, refinanciamientos, medios de pago y en general con las labores de carácter administrativo que surjan o se relacionen con los servicios ofertados;
- Realizar gestiones de cobranza judicial y/o extrajudicial;
- Para garantizar la seguridad de las personas, así como de los bienes, personas e instalaciones físicas, pudiendo utilizar, pero sin limitarse a sistemas de videovigilancia;
- Análisis de la información de un candidato y contacto con el fin de iniciar un proceso de vinculación;
- Gestión de procesos de selección de personal;
- Gestión de recursos humanos y la relación laboral, incluyendo las obligaciones se afiliación a la seguridad social y demás beneficios de ley;
- Almacenar información en bases de datos locales y/o extranjeras;
- Gestión y calificación de proveedores; y,
- Adquisición de bienes o servicios de proveedores.
- CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES
E&A Brokers realiza el Tratamiento de los siguientes Datos Personales de forma ejemplificativa, pero no limitada, para el cumplimiento de las finalidades indicadas previamente: nombres, apellidos, número del documento de identificación, dirección de domicilio, número de teléfono, correo electrónico, estado civil, entre otros.
- BASE LEGITIMADORA
E&A Brokers utilizará diferentes bases legitimadoras para el Tratamiento de Datos Personales. En el caso de los Datos Personales pertenecientes a potenciales clientes, clientes y proveedores, E&A Brokers podrá realizar el Tratamiento de Datos Personales en virtud del consentimiento otorgado, vinculación a través de ofertas comerciales (medidas precontractuales), el cumplimiento de obligaciones por la existencia de un contrato, el cumplimiento de obligaciones legales, en función del interés público, por el acceso a los datos en base de datos de acceso público, o por el interés legítimo. El uso de la base legitimadora dependerá del Tratamiento de Datos Personales realizado por E&A Brokers.
Para el Tratamiento de los Datos Personales pertenecientes a los trabajadores, las bases legitimadoras del Tratamiento serán la existencia de una relación contractual con el trabajador, el cumplimiento de obligaciones legales, interés público, la existencia del interés legítimo por parte de E&A Brokers y del trabajador, y para determinados tipos de datos, E&A Brokers obtendrá el consentimiento del trabajador
En este sentido, E&A Brokers solo realizará un Tratamiento de Datos Personales en virtud de la existencia de una base legitimadora.
- ORIGEN DE LOS DATOS PERSONALES
E&A Brokers podrá recolectar Datos Personales, principalmente por la entrega voluntaria del Titular de los Datos Personales a través de diferentes canales y medios, los cuales incluyen medios electrónicos, comunicaciones telefónicas, por información proporcionada en las agencias, o por información que se encuentren en bases de datos de acceso público.
- CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
E&A Brokers conservará los Datos Personales por el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades para los cuales fueron proporcionados, o de acuerdo con los plazos de prescripción previstos en la normativa aplicable para el ejercicio o defensa dentro de procedimientos administrativos o judiciales. Una vez cumplido el período de conservación, E&A Brokers podrá anonimizar los datos en caso de considerarlo necesario. El dato anonimizado podrá ser libremente utilizado por la compañía.
En caso de no anonimizar los Datos Personales, E&A Brokers los eliminará de sus soportes.
- TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
E&A Brokers realiza el Tratamiento de datos que sean considerados de carácter sensible, cuando cuenta con una base legal que permita el Tratamiento, como lo es, pero no de forma limitada, la autorización expresa del Titular, o el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
- DATOS DE IMAGEN
E&A Brokers podrá tratar datos de imagen obtenidos a través de cámaras de videovigilancia que son de su propiedad con el fin de salvaguardar la seguridad de las instalaciones, bienes, personas que tienen acceso a los establecimientos de propiedad de E&A Brokers. La base legal que sustenta este Tratamiento es el interés público y el interés legítimo.
E&A Brokers cuenta con avisos de videovigilancia para cumplir con el derecho de información de los Titulares. El Titular podrá ejercer los derechos descritos en la presente Política en relación con este Tratamiento en cualquier momento y de forma gratuita, mediante una comunicación a los datos de contacto previamente señalados. No obstante, el Titular podrá presentar un reclamo ante la Autoridad de Protección de Datos en el evento de no tener una respuesta dentro del plazo establecido en la normativa correspondiente.
La duración de las grabaciones de las cámaras de videovigilancia será de hasta 15 días; y posterior al plazo señalado, se eliminarán las grabaciones.
Las grabaciones de las cámaras de videovigilancia se descargarán únicamente en casos de incidentes de seguridad.
- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD
E&A Brokers realizará el Tratamiento de Datos Personales de menores de edad cuando cuente con la autorización expresa y por escrito de su representante legal. Bajo esta premisa, E&A Brokers se podrá reserva el derecho de eliminar la información relacionada con menores de edad.
En caso de que un menor de edad decida entrar en algún tipo de relación con E&A Brokers, este deberá contar con la autorización expresa de su representante legal.
Adicionalmente, E&A Brokers tratará datos de menores de edad relacionados con sus trabajadores para los fines relacionados con cargas familiares.
- TRANSFERENCIAS O COMUNICACIONES DE LOS DATOS PERSONALES
E&A Brokers informa que, para brindar algunos de sus servicios, cuenta con el apoyo de terceros (proveedores), los cuales podrían acceder a Datos Personales. Esta relación contractual está sujeta a la LOPDP, quienes están obligados a salvaguardar dichos Datos Personales, identificando al tercero como Encargado del Tratamiento de los datos.
E&A Brokers agota estrictos criterios de selección de proveedores con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en la normativa en materia de protección de datos.
En particular, sólo tendrán acceso a los Datos Personales aquellos terceros a los que E&A Brokers haya encomendado una prestación de servicios. Asimismo, E&A Brokers podrá comunicar sus datos a empresas relacionadas, sucursales y filiales, e igualmente para efectos de almacenar información en bases de datos locales y/o extranjeras.
- TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES
En los casos que las comunicaciones supongan una transferencia internacional, E&A Brokers exigirá a quienes se transfieran los Datos Personales el cumplimiento de estándares adecuados de confidencialidad, disponibilidad, integridad y resiliencia para la protección y seguridad de éstos, y especialmente cuando la transferencia se realice a países u organizaciones que no cuentan con un nivel adecuado de protección conforme los parámetros establecidos por la normativa aplicable en cada jurisdicción.
Los Encargados del tratamiento estarán sujetos a las mismas obligaciones y medidas de seguridad, técnicas, físicas, jurídicas y organizativas descritas en la LOPDP, normativa secundaria y resoluciones emitidas por la Autoridad de Protección de Datos.
- MEDIDAS DE SEGURIDAD
E&A Brokers adopta medidas de seguridad técnicas, físicas, jurídicas y organizativas adecuadas de conformidad con el estado de la técnica, sus costes de su aplicación, y la naturaleza y volumen de los Datos Personales, con el fin de salvaguardar su confidencialidad, integridad y disponibilidad.
En caso de que se produzca una vulneración de seguridad de datos personales que ponga en riesgo a los derechos y libertades fundamentales de los titulares, E&A Brokers los notificará a quienes corresponda dentro de los tiempos previstos en la LOPDP.
- APROBACIÓN Y ENTRADA EN VIGENCIA
La Política será revisada con periodicidad anual de acuerdo con las actividades comerciales y objetivos estratégicos de E&A Brokers.
Adicionalmente, la Política podrá ser revisada y adaptada de conformidad con las modificaciones legales, o resoluciones de la Autoridad de Protección de Datos.
La Política ha sido aprobada el 11 de Diciembre de 2023.
